我很忙,手動輸入?不,自動匹配!

何謂GMP?一言以蔽之:Mountains of Documents。

在質量部門里工作,每天都要處理堆積如山的文件,在沒有DMS、QMS等這樣高大上的系統的情況下,如何在細節上提高文件的處理效率和輸入的正確率?小編將以Excel設計中的自動匹配為例,娓娓道來……

注:本文采用Windows10操作系統和Microsoft office 2013版本進行介紹。

第一:根據一個自變量自動匹配

在制藥企業的工作中,涉及到各種各樣的記錄收發,如:SOP文件的收發、生產記錄收發、實驗記錄收發、臺賬收發等等。對于GMP文件的管理,各部門都會指定文件管理員。在設計電子表格時,可以通過部門自動匹配,找到對應部門的文件管理員。

下面是小編設計的”制藥企業SOP文件收發記錄模板”。

在”相關表格”中,列出部門和對應的部門文件管理員。

我很忙,手動輸入?不,自動匹配!

在”主表格”中,有”發放”和”收回”兩個模塊設計表格。

在”發放”模塊中,通過下拉菜單輸入”接收部門”,在”接收人”列中自動匹配對應部門文件管理員;同樣的,在”收回”模塊中,通過下拉菜單輸入”收回部門”,在”收回人”列中自動匹配對應部門文件管理員。在整個記錄填寫過程中,只需要手動輸入”接收日期”和”收回日期”,這樣就大大提高了記錄填寫效率。

如截圖,表格中主要用到了VLOOKUP函數。

我很忙,手動輸入?不,自動匹配!

在Microsoft Excel中VLOOKUP函數語法規則是:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup),依次為:要查找的值、要查找的區域、返回數據在查找區域的第幾列數、模糊匹配/精確匹配。

在截圖中,要查找的值為”D15″,即”接收部門”;要查找的區域為”C$5:D$10″,即”相關表格”中的部門列表和部門管理員;返回數據在查找區域的第2列,即”部門文件管理員”列;選擇精確匹配。

至于VLOOKUP中嵌套的IF函數和ISERROR函數,是為了避免出現查找錯誤是出現諸如#N/A、#VALUE!、#REF!的返回值。

第二:根據二個自變量自動匹配

下面以 “計算機化系統周期性回顧記錄表模板”為例進行講解。

在”回顧記錄表”中,需要通過”回顧周期矩陣表”中的”風險級別”和”GAMP 5分類”這兩個變量自動匹配 “回顧周期”

我很忙,手動輸入?不,自動匹配!

如截圖,表格中主要用到了INDEX和MATCH函數。

我很忙,手動輸入?不,自動匹配!

在Microsoft Excel中MATCH函數語法規則是:

MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type) ,依次為:需要在數據表(lookup_array)中查找值的位置、可能包含有所要查找數值連續的單元格區域、查詢的指定方式。

INDEX函數語法規則是:

INDEX(array,row_num,column_num) ,依次為:一個單元格區域或數組常量、用于選擇要從中返回值的數組中的行、用于選擇要從中返回值的數組中的列。

=IFERROR(INDEX(回顧周期矩陣表!D$6:G$8,MATCH(回顧記錄表!G10,回顧周期矩陣表!C$6:C$8,0),MATCH(回顧記錄表!H10,回顧周期矩陣表!D$5:G$5,0)),””)

上述的嵌套函數中,INDEX函數:

第一個參數:回顧周期矩陣表!D$6:G$8為查找的單元格區域,即”回顧周期矩陣表”中黃色區域;

第二個參數:MATCH函數,為查找”風險級別”這個變量,作為INDEX函數的返回值數值中的行;

第三個參數:MATCH函數,為查找”GAMP 5分類”這個變量,作為INDEX函數的返回值數值中的列。

總結:自動匹配能夠大大的提高記錄填寫效率,學好常見的函數能夠讓文件管理人員在一定程度上從繁復的文件中解放出來。

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