巧用Excel數據透視表實現GMP偏差趨勢分析

隨著監管機構對數據完整性越發重視,很多QA朋友都發現了這樣一個事實,近幾年偏差數量出現了逐年顯著上升的趨勢。究其原因,無非是在當前數據可靠性大潮之下,原來可以暗地里處理掉的偏差,現在都得規規矩矩按流程來記錄了。這不只明顯增大了QA人員的日常工作量,如針對各偏差個案的調查、評級、審批、關閉等,還增加了不少的分析統計工作量。嗯,不同部門、不同時間段、不同類型、不同原因,還要分析趨勢,不少人應該在季度偏差回顧或年度偏差回顧時頭都大了。效率稍高一點的,在Excel中使用組合排序、組合篩選的方式進行數據分析,還有一些甚至在用手動計算的原始方式。

這都太Out了,不僅低效還常常出錯。今天,筆者就為大家介紹如何巧用Excel的數據透視表功能來實現偏差趨勢分析。如果你還不知道什么是數據透視表,就實在太out了。

數據透視表是一種交互式的表,可以進行某些計算,如求和與計數等。所進行的計算與數據跟數據透視表中的排列有關。之所以稱為數據透視表,是因為可以動態地改變它們的版面布置,以便按照不同方式分析數據,也可以重新安排行號、列標和頁字段。每一次改變版面布置時,數據透視表會立即按照新的布置重新計算數據。另外,如果原始數據發生更改,則可以更新數據透視表。

第一步:數據整理

首先,我們需要把所有的偏差的主要信息錄入到Excel表格中,這一步很關鍵,如果平時有做這方面的工作,那就可以省很多時間了。錄入時需要注意的是,對于需要做趨勢分析的項目務必要作為單獨的一行(列),例如:偏差時間、偏差所屬項目、偏差類型、偏差原因……

巧用Excel數據透視表實現GMP偏差趨勢分析

選中表格數據部分,點擊開始,選擇套用表格格式。

巧用Excel數據透視表實現GMP偏差趨勢分析

這一步,主要是為表格添加初步的數據篩選功能。

第二步:使用數據透視表處理數據

點擊插入,數據透視表,選擇數據透視圖和數據透視表。下面,筆者用兩個比較具有代表性的例子來進行效果展示。

巧用Excel數據透視表實現GMP偏差趨勢分析

巧用Excel數據透視表實現GMP偏差趨勢分析

例一:偏差數量統計

例如,你想按年份進行偏差分類匯總,則只需在右側數據透視圖字段選項中勾選年份,使用鼠標拖動年份到圖例(軸)和值。更改值計數方式,單擊“計算項:年份”,右鍵選擇值字段設置,計算類型選擇“計數”。

簡單幾步,即可按年份統計出數據匯總表中的偏差數量。

巧用Excel數據透視表實現GMP偏差趨勢分析

巧用Excel數據透視表實現GMP偏差趨勢分析

例一圖

例二:多條件數據統計

如果想在之前按年進行分類的基礎上,進一步按照產品,歸屬原因進行分類統計,也只需幾步簡單操作即可實現。

點擊插入,數據透視表,選擇數據透視圖和數據透視表,插入數據透視表到一個新表。

在數據透視圖字段中勾選“年份”、“歸屬原因”、“產品”字段。(實際操作根據個人需要勾選字段即可)。

調整字段順序。拖動歸屬原因到圖例和值,拖動年份和產品字段到軸。

就這樣,幾步勾選和拖拽,就可以輕松實現多條件的數據統計。

巧用Excel數據透視表實現GMP偏差趨勢分析

例二圖

第三步:數據分析

通過使用數據透視表,我們可以很輕易的計算出某類型偏差的數量、在總偏差數中所占的比例、以及隨時間變化的趨勢。在進行偏差回顧時,可以直接引用數據透視表,輔以少量的文字歸納即可形成簡潔而充實的回顧報告,為所有相關人員改進質量工作提供直觀而準確的依據。

結語

當然,Excel無論用于偏差記錄還是偏差分析,都是GMP相關,其合規問題必定無法回避。

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