儀器校準時間自動提醒電子表格模板

本篇文章的相關資源在文末有下載鏈接

很多實驗室都在使用Excel作為儀器校準日志,但在國內的多數企業中,這些校準日志電子表格沒有經過良好的設計,其作用和紙質文件并無多大區別。儀器校準管理最令人頭痛的,易超過校準有效期的問題,并沒有因為這些電子表格日志的使用而得到改善。

針對上述問題,本模板設計了自動提醒功能。可根據各儀器的上次校準日期、校準周期及預提醒時間,自動計算各儀器的提醒日期及下次校準日期。在超過提醒日期或下次校準日期時,模板將自動以不同的警示色標示相應儀器并自動發送提醒郵件至管理人員郵箱。

實際上,還可以實現提高合規性和管理效率的其它功能。比如訪問控制、自動保護和鎖定、審計跟蹤(文件層面及單元格層面)、電子簽名等。經過良好設計的校準日志電子表格,可以有效提高管理效率并避免合規問題,甚至可以完全替代市售資產管理系統校準模塊的核心功能。各企業可以視自身使用情況自行設計開發。

1.使用說明

需填寫的信息:名稱、描述、編號、部門\區域、房間、上次校準日期、校準周期、預提醒時間。
自動計算的信息:下次校準日期、提醒日期。

  1. 預提醒時間:校準日期到達前,提前發送提醒郵件的天數。
  2. 下次校準日期:根據上次校準日期及校準周期計算,當前日期大于等于提醒日期小于下次校準日期時,顯示暗黃色,當前日期大于等于下次校準日期時,顯示紅色。
  3. 提醒日期:下次校準日期-預提醒時間。
  4. 郵件發送:當前日期大于等于提醒日期或者大于下次校準日期時,在工作簿打開時自動發送提醒郵件。可以通過計劃任務定時打開本表格,實現定時發送提醒郵件。
  5. 計劃任務設置:在windows計劃任務設置每天凌晨02:00打開此文件(該時間點自動打開的工作簿在發送郵件后會自動關閉),將自動發送提醒郵件至設置好的管理人員郵箱。

2 使用環境或設置說明

  1. 本模板適用于WIN7 SP1專業版,Office2016
  2. 國家設置為中國,語言設置為中文。
  3. 本模板使用宏命令,使用前需要用戶電腦上對Excel進行設置:打開Excel,點擊“文件”->“Excel選項”->“信任中心”->“宏設置”,選擇“啟用宏”。關閉所有Excel文件后重新打開即可。
  4. 上述環境為本模板開發測試的環境,并非只有在上述環境中才能使用,合規環境下正式使用此模板需要在待使用環境中進行驗證或測試。
  5. 本文件并非完整的Excel驗證設計文件,僅提供參考。
點擊下載:
广东11选5开奖直播